Os projetos envolvem pessoas. Nenhum volume de um bom planejamento ou controle ajudará se as pessoas erradas estão envolvidas, se as pessoas certas não estão envolvidas, ou se as pessoas envolvidas não sabem o que se esperam deles ou o que esperar dos outros.

Um projeto é tipicamente multifuncional, que pode envolver mais de uma organização e uma mescla de recursos de tempo integral e de tempo parcial. A estrutura de gerenciamento das partes envolvidas no projeto podem ser diferentes – com diferentes prioridades, objetivos e interesses para proteger. As estruturas de gerenciamento usados no dia a dia podem não ser adequadas ou adaptadas para o trabalho do projeto.

Para ser bem sucedido, os projetos devem ter uma estrutura da equipe de gerenciamento de projeto, que consiste em papéis e responsabilidades definidas e acordadas para as pessoas envolvidas no projeto e um meio de comunicação eficaz entre elas.

Todos os projetos têm os seguintes stakeholders (partes interessadas) principais:

• Patrocinadores do negócio que endossam os objetivos e garantem que o investimento das empresas fornecem valor para o dinheiro.
• Usuários que, depois que o projeto estiver concluído, utilizarão os produtos para que possam obter os benefícios pretendidos.
• Fornecedores que fornecem os recursos e os conhecimentos requeridos pelo projeto (estes podem ser internos ou externos).

Portanto, todos os interesses dos stakeholders precisam ser representadas de forma eficaz na equipe de gerenciamento de projetos – dois em cada três não é suficiente. Se os custos do projeto superam os benefícios, o projeto irá falhar. Igualmente, se o resultado do projeto não atender aos usuários por necessidades operacionais ou porque não puderam ser entregues por causa dos fornecedores, o fracasso é inevitável.

A estrutura definida da equipe de gerenciamento de projeto une as várias partes nos objetivos comuns do projeto. Para todas aquelas pessoas envolvidas, esta estrutura fornece a resposta para a pergunta: “O que esperam de mim?”