O PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments – Projetos em Ambientes Controlados) é um método não-proprietário genérico, a ponto de poder ser aplicado a qualquer projeto, independentemente de seu porte, tipo, organização, região geográfica ou cultura.

O método PRINCE2 aborda o gerenciamento de projeto com 04 elementos integrados de princípios, temas, processos e ambiente de projeto, focando no controle de seis objetivos principais do projeto: escopo, tempo, custo, qualidade, riscos e benefícios.

 

1. INTRODUÇÃO
Os princípios são orientações obrigatórias e boas práticas que determinam se o projeto está sendo genuinamente gerenciado de acordo com o método PRINCE2. São sete princípios:

• Justificativa contínuada do negócio.
• Aprender com a experiência.
• Papéis e responsabilidades definidos.
• Gerenciamento por estágios.
• Gerenciamento por exceção.
• Foco no produto.
• Adaptação ao ambiente do projeto.

Sem a aplicação de qualquer dos princípios, o projeto não estará utilizando o PRINCE2.

Os temas descrevem aspectos do gerenciamento de projeto que devem ser tratados continuamente e em paralelo ao longo de toda a duração do projeto. Também são sete temas:

• Business Case.
• Organização.
• Qualidade.
• Planos.
• Risco.
• Mudança.
• Progresso.

Estes temas explicam o tratamento do PRINCE2 para as várias áreas de gerenciamento de projetos.

Os processos são percorridos de acordo com as etapas ao longo do ciclo de vida do projeto. São sete processos:

• Starting Up a Project (SU).
• Directing a Project (DP).
• Initiating a Project (IP).
• Managing a Stage Boundary (SB).
• Controlling a Stage (CS).
• Managing Product Delivery (MP).
• Closing a Project (CP).

Cada processo fornece listas de verificação de atividades, com recomendações de produtos (de gerenciamento de projetos, ex.: business case, descrição de produtos, relatórios, registros, notas de lição, etc.) e responsabilidades relacionadas.

2. PRINCÍPIOS

 

O PRINCE2 é baseado em 07 princípios, universais, autovalidáveis e capazes de dar autonomia aos praticantes do método.

Justificação de negócio contínua
Um requisito de qualquer projeto PRINCE2 é que:

• Haja uma razão justificável para iniciá-lo;
• A justificativa se mantenha válida durante toda a vida do projeto;
• A justificativa esteja documentada e aprovada;

No PRINCE2 a justificação é documentada e aprovada na forma do Business Case. A justificação orienta os processos de tomada de decisão, para garantir que o projeto se mantenha alinhado com os objetivos da organização. A justificação pode mudar com a evolução do projeto, porém ela deve manter-se válida.

Por outro lado, o projeto já não puder ser justificado, este deverá ser interrompido. O PRINCE2 considera que a interrupção de um projeto nessas circunstâncias é ma contribuição positiva para a organização, pois os recursos financeiros e humanos podem ser reinvestidos em outros projetos que valham mais a pena.

Aprender com a experiência
No PRINCE2, o aprendizado com experiências anteriores permeia o método desde seu início até o encerramento do projeto.

No início do projeto, as lições aprendidas de projetos anteriores devem ser revisadas para verificar a sua aplicabilidade no novo projeto. Durante o andamento do projeto, novas lições devem ser aprendidas, buscando oportunidades de implementar melhorias. No encerramento, o projeto deve passar suas lições buscando provocar mudanças. Caso essas mudanças não sejam provocadas, as lições serão consideradas, apenas, como lições identificadas e aprendidas.

Papéis e responsabilidades definidos
Um projeto PRINCE2 tem papéis e responsabilidades definidos na estrutura organizacional do projeto, envolvendo as partes interessadas divididas basicamente em 03 grupos: Os patrocinadores do negócio, os usuários e os fornecedores.

Os interesses dessas três partes interessadas precisam estar efetivamente representados e equilibrados na equipe de gerenciamento do projeto. A estrutura da equipe de gerenciamento do projeto une as várias partes interessadas, nas metas comuns do projeto.

Gerenciar por estágios
Um projeto PRINCE2 é  planejado, monitorado e controlado por estágios. Estes estágios proporcionam pontos de controle ao longo do projeto. Ao final de cada estágio o status do projeto deve ser avaliado e o Business Case e os planos devem ser revisados para assegurar que o projeto continua viável.

Gerenciar por exceção
Um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto, para estabelecer os limites da autoridade delegada.

Foco em produtos
Um projeto PRINCE2 concentra o foco na definição e entrega de produtos, particularmente no que diz respeito a requisitos de qualidade. Um projeto bem-sucedido é orientado por resultados, não por atividades. Sem foco no produto, os projetos ficam expostos a disputas em torno da aceitação do projeto, o que poderá causar retrabalho, mudanças sem controle, insatisfação do usuário entre outros riscos.

Adequar ao ambiente do projeto
O PRINCE2 é adaptado para se adequar ao ambiente do projeto, seu porte, complexidade, importância, capacidade e risco. O PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos universal, porém sem adequação os objetivos do projeto podem não ser atendidos.
Os propósitos da adequação são assegurar que o método de gerenciamento de projeto esteja relacionado com o ambiente do projeto, bem como garantir que os controles do projetos estejam adequados ao seu porte, complexidade, importância, etc…

A ausência de qualquer um destes princípios, o método PRINCE2 não estará sendo aplicado ao projeto.

3. TEMAS

 

Os temas PRINCE2 descrevem 07 aspectos do Gerenciamento de Projetos que devem ser tratados de forma contínua pelo gerente de projetos. O ponto forte da metodologia PRINCE2 é a maneira como estes aspectos se integram. Os temas PRINCE2 devem ser aplicados de forma adequada às características do projeto e.

Os Temas PRINCE2 são:
Business Case – Refere-se ao porquê do projeto. O projeto se inicia com uma idéia com potencial de valor para a organização em questão. Este tema trata como a idéia se desenvolve em uma proposta de investimento viável para a organização e como o gerenciamento do projeto mantém o foco nos objetivos da organização ao longo de todo o projeto. Por que iniciar o projeto? Quais benefícios serão realizados?

Organização – Quem faz parte do time? Quais são os seus papéis e responsabilidades? Este tema descreve os papéis e responsabilidades na equipe de gerenciamento de projetos, considerando que trata-se de uma organização temporária necessária para o gerenciamento eficaz do esforço.

Qualidade –  O que o projeto entregará? A idéia inicial contida no Business Case é entendida como um esboço amplo. Este tema explica como esse esboço é desenvolvido de modo que todos os participantes entendam os atributos de qualidade dos produtos que serão entregues ao longo do projeto.

Planos – Este tema complementa o tema Qualidade. Como o produto será desenvolvido e entregue? Quanto Custará? Quem fará? O principal objetivo é descrever as etapas necessárias para desenvolvimento de planos e as técnicas que devem ser aplicadas, focando no planejamento, na comunicação e nos controle que serão aplicados ao longo de todo projeto.

Risco – Este tema trata como os Gerentes e as Equipes de Projetos gerenciam as incertezas do projeto. Quais serão as respostas se determinadas questões acontecerem?

Mudança – Este tema descreve como o Gerenciamento de Projetos avalia e age em resposta a questões com possível impacto sobre qualquer aspecto da linha de base do projeto. Tais questões podem ser problemas imprevistos de caráter geral, requisições de mudança ou casos de falhas de qualidade. Qual o impacto (prazo, custo, qualidade, risco, etc…) de implementar esta mudança no projeto?

Progresso – Este tema explica o processo de tomada de decisão na aprovação dos planos, no monitoramento do desempenho efetivo e escalonamento de questões. O tema Progresso determina como o projeto deve prosseguir. Onde o projeto está agora? O projeto chegou aonde queria? Aonde o projeto quer e de chegar?

4. PROCESSOS

 

A metodologia PRINCE2 é composta por 07 processos que são aplicados ao longo de um projeto e que fornecem o conjunto de atividades necessárias para direcionar, gerenciar e entregar um projeto com êxito.

Os processos do PRINCE2 abrangem um conjunto de atividades, que podem ser executadas em série ou em paralelo. Estas atividades abrangem um conjunto de ações recomendadas, elaboradas para alcançar um fim específico.

Os 07 processos PRINCE2:

• Starting up a Project – Este processo visa assegurar se o projeto é viável para ser iniciado. basicamente esse processo acontece apenas na etapa de Pre-project.
• Initiating a Project  – Visa assegurar o entendimento dos objetivos, escopo, qualidade e quaisquer outras informações que consolidem uma base para iniciar o projeto.
• Manage a Stage Boundary – Processo que visa assegurar ao Project Board informações suficientes sobre o desempenho do projeto e, com isto, decisões sobre a continuidade, interrupção, cancelamento e/ou encerramento do projeto podem ser tomadas.
• Directing a Project – Este processo visa assegurar condições propícias para um bom direcionamento do projeto.
• Controlling a Stage – Este processo contempla as atividades de controle e monitoramento dos estágios do projeto.
• Managing a Product Delivery –  Este processo visa garantir que os produtos do projeto sejam desenvolvidos e entregues conforme planejamento dentro dos padrões de qualidade acordados.
• Closing a Project – Este processo visa garantir o encerramento controlado do projeto.